Bạn muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với email của mình? Một chữ ký email được thiết kế tốt không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu cá nhân. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và tùy chỉnh chữ ký email trong Outlook một cách chi tiết và dễ hiểu, từ cơ bản đến nâng cao.
Tại Sao Cần Chữ Ký Email?
Một chữ ký email chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ:
- Danh thiếp điện tử: Chữ ký email đóng vai trò như một danh thiếp trực tuyến, cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cho người nhận một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp: Chữ ký email được thiết kế bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Xây dựng thương hiệu: Chữ ký email có thể bao gồm logo công ty, slogan hoặc thông điệp thương hiệu, giúp củng cố hình ảnh và tăng độ nhận diện thương hiệu.
- Tiếp cận khách hàng dễ dàng: Bạn có thể chèn liên kết đến website hoặc mạng xã hội vào chữ ký, giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu thêm về bạn hoặc công ty.
Hình ảnh minh họa chữ ký email chuyên nghiệp
Tạo Chữ Ký Email Tự Động Trên Outlook
Hướng dẫn nhanh:
Outlook > Home > New Email > Insert > Signature > Signature > New > Đặt tên chữ ký > OK > Nhập nội dung chữ ký > OK.
Hướng dẫn chi tiết:
- Mở Outlook và tạo email mới (New Email).
- Trong tab Insert, chọn Signature > Signature.
- Trong tab Email Signature, chọn New, đặt tên cho chữ ký và nhấn OK.
- Trong phần Edit Signature, nhập nội dung chữ ký. Bạn có thể thêm tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email, địa chỉ, website, mạng xã hội,…
- Tùy chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước theo ý muốn.
- Chèn hình ảnh hoặc logo bằng cách nhấn vào biểu tượng chèn hình ảnh.
- Thêm liên kết website bằng cách bôi đen văn bản và nhấn vào biểu tượng chèn liên kết.
Hình ảnh minh họa nhập thông tin chữ ký email
- Trong phần “Choose default signature”, chọn chữ ký mới tạo cho “New messages” và “Replies/forwards” để tự động thêm chữ ký vào email.
- Nhấn OK để lưu lại.
Hình ảnh minh họa chèn hình ảnh vào chữ ký email
Thêm Chữ Ký Thủ Công
Nếu không muốn tự động thêm chữ ký, bạn có thể thêm thủ công cho từng email:
- Tạo email mới.
- Trong tab Message, chọn biểu tượng Signature.
- Chọn chữ ký muốn thêm từ danh sách.
-800×450-1.png)
Hình ảnh minh họa tạo email mới trong Outlook
Thay Đổi Chữ Ký Email
Bạn có thể thay đổi hoặc xóa chữ ký bất cứ lúc nào:
- Trong Outlook, chọn File > Options > Mail > Signatures.
- Chọn chữ ký muốn chỉnh sửa trong “Select signature to edit”.
- Thay đổi nội dung và nhấn OK để lưu.
Kết Luận
Việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook rất đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn tạo được chữ ký email ấn tượng, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả giao tiếp qua email. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!
