Trong công việc, tôi thừa nhận mình đôi khi khá vụng về trong giao tiếp. Đôi khi giọng văn của tôi cộc lốc hơn dự định (xin lỗi!) hoặc tôi không diễn đạt rõ ràng ngay từ đầu. Thật kỳ lạ, đôi khi tôi cảm thấy thoải mái hơn khi viết từ góc nhìn của một nhân vật hư cấu hơn là chính mình, mặc dù điều đó phụ thuộc vào loại văn bản.
Vì tôi làm việc tại nhà và giao tiếp với đồng nghiệp chủ yếu qua tin nhắn, tôi quyết định nhờ đến sự trợ giúp của chatbot thông thái, hay còn gọi là ChatGPT. May mắn thay, tôi đã rất ngạc nhiên trước những hướng dẫn mà nó đưa ra và thường sử dụng chatbot này như một công cụ để “nháp” email. Nó không chỉ đưa ra những gợi ý và mẹo khá hay mà còn đề xuất các chỉnh sửa và điều chỉnh nhanh chóng.
Xin ChatGPT lời khuyên chung
Điều đầu tiên tôi muốn ChatGPT làm là đưa ra những lời khuyên chung để viết email một cách tự tin. Vì vậy, câu hỏi đầu tiên tôi nhập vào hộp chat ở phía dưới đơn giản là: “Làm thế nào để viết email tự tin cho đồng nghiệp và những người làm việc chuyên nghiệp khác?”
Yêu cầu ChatGPT cách viết email tự tin
ChatGPT đã đưa ra ba phản hồi khác nhau. Hai phản hồi đầu tiên ở dạng danh sách (giống như hướng dẫn từng bước) với thông tin trùng lặp. Các danh sách này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng tiêu đề rõ ràng và nêu rõ mục đích của bạn ngay từ đầu. Tuy nhiên, phản hồi thứ ba là một mẫu email minh họa ngôn ngữ súc tích và một kết thúc trau chuốt. Bingo! Đó là phản hồi mà tôi đã nhấp vào.
Mặc dù tôi đánh giá cao cách ChatGPT sắp xếp thông tin trong các danh sách dễ tiêu hóa, nhưng tôi vẫn thích phản hồi thứ ba hơn vì tôi thích học bằng ví dụ. Mẫu email nhấn mạnh ngôn ngữ rõ ràng và súc tích, chắc chắn là một khía cạnh quan trọng cần xem xét khi soạn thảo email chuyên nghiệp, nhưng giọng văn lại quá cứng nhắc đối với sở thích của tôi. Dưới đây là những gì bot đã tạo ra:
Chủ đề: Yêu cầu phê duyệt đề xuất
Xin chào [Tên người nhận],
Tôi viết thư này để yêu cầu bạn phê duyệt đề xuất cập nhật cho dự án Q2. Tài liệu đã sửa đổi được đính kèm để bạn xem xét.
Các cập nhật chính bao gồm:
- Điều chỉnh thời gian biểu để phù hợp với các sản phẩm bàn giao mới.
- Bổ sung nguồn lực để hợp lý hóa sản xuất.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi đánh giá cao sự chấp thuận của bạn trước [ngày] để đảm bảo chúng ta đi đúng hướng.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mặc dù tôi đồng ý rằng việc đi thẳng vào vấn đề là rất quan trọng, nhưng ví dụ do AI tạo ra ở trên gần như quá trực tiếp. Tôi muốn xem một mẫu thân thiện và ít trang trọng hơn (cũng như một cái gì đó cụ thể hơn cho lĩnh vực công việc của tôi), vì vậy tôi đã yêu cầu bot giúp tôi soạn một email mới.
Thêm sự thân thiện
ChatGPT yêu cầu tôi cung cấp thêm ngữ cảnh. Liệu tôi có đang cung cấp thông tin cập nhật về một dự án nhóm hay không? Liệu tôi có đang yêu cầu điều gì đó từ nhà sản xuất hay không? Tôi đã yêu cầu ChatBPT viết một email yêu cầu một chiếc máy tính xách tay để đánh giá, nhưng với giọng văn thông thường hơn. Đây là phản hồi mà bot đã tạo ra:
Chủ đề: Yêu cầu đánh giá máy tính xách tay
Xin chào [Tên người nhận],
Tôi hy vọng bạn khỏe! Tôi muốn yêu cầu một chiếc máy tính xách tay để đánh giá để [nêu ngắn gọn mục đích, ví dụ: kiểm tra khả năng tương thích với phần mềm của chúng tôi, đánh giá hiệu suất cho nhóm của chúng tôi, v.v.]. Nếu có sẵn, vui lòng cho tôi biết quy trình mượn máy.
Cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ chi tiết nào từ phía tôi. Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Email do AI tạo ra ở trên cụ thể hơn cho lĩnh vực công việc của tôi, nhưng nó vẫn mang lại cảm giác hơi “vô hồn”, vì vậy tôi đã thử một cách tiếp cận khác và yêu cầu ChatGPT đánh giá một email mà tôi đã viết. Mặc dù có một mẫu để xem lại là hữu ích, nhưng tôi thấy rằng phản hồi mang tính xây dựng (ngay cả khi nó đến từ một bot) là hữu ích nhất.
Yêu cầu ChatGPT đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
Đôi khi thật tuyệt khi có một người để “trút bầu tâm sự”, ngay cả khi người đó là một chatbot. Tôi đã yêu cầu ChatGPT đánh giá một email mà tôi đã viết và đề xuất các sửa đổi. Đây là email gốc của tôi:
Chào buổi chiều,
Tên tôi là Ashley Biancuzzo và tôi phụ trách mảng máy tính xách tay tại PCWorld. Tôi muốn có một vài chiếc máy tính xách tay cấp thấp để đánh giá, vì tôi đang muốn mở rộng phạm vi phủ sóng của chúng tôi đối với các thiết bị giá cả phải chăng hơn. Tôi rất muốn đưa kế hoạch này vào hoạt động càng sớm càng tốt, vì vậy tôi đánh giá cao phản hồi nhanh chóng của bạn.
Cảm ơn bạn rất nhiều!
Trân trọng,
Ashley Biancuzzo
Và đây là phiên bản sửa đổi của email gốc của tôi (cộng với các đề xuất):
Đề xuất của ChatGPT
Phản hồi này thực sự đáng giá, vì nó thực sự làm “mượt” đi sự gập ghềnh của cấu trúc ban đầu. Tôi gặp khó khăn trong việc nghe có vẻ tự nhiên trong các email chuyên nghiệp và ChatGPT chắc chắn đã nhận ra điều đó. Bot cũng yêu cầu tôi làm dịu bớt sự khẩn trương trong yêu cầu mượn máy tính xách tay của mình, điều này hoàn toàn hợp lý. Tôi đã yêu cầu phản hồi nhanh chóng trong phiên bản của mình, nhưng điều đó có thể là quá khắt khe về giọng điệu.
Một điều khác mà tôi gặp khó khăn là tích hợp tên của mình một cách tự nhiên, đặc biệt là trong các email giới thiệu. Nó trông vụng về và có thể khó đọc đối với người nhận. ChatGPT đã nhận ra tôi một lần nữa ở đây, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp nhanh ở trên. Vì một lý do nào đó, tôi thường quên rằng tên của mình có trong chữ ký email, vì vậy tôi không cần phải bắt đầu cuộc trao đổi với nó.
Tôi không thích dấu gạch ngang trong câu cuối cùng của bản sửa đổi của ChatGPT, vì vậy tôi đã yêu cầu bot xóa nó và cũng điều chỉnh câu cuối cùng đó. Đây là những gì ChatGPT đã đưa ra:
Chủ đề: Yêu cầu đánh giá máy tính xách tay cấp thấp
Chào buổi chiều,
Tôi hy vọng bạn khỏe! Tôi phụ trách mảng máy tính xách tay tại PCWorld và quan tâm đến việc đánh giá một vài chiếc máy tính xách tay cấp thấp khi chúng tôi mở rộng phạm vi phủ sóng của các thiết bị giá cả phải chăng. Tôi rất muốn bắt đầu quy trình này sớm. Vui lòng cho tôi biết nếu có sẵn máy và chúng ta có thể tiến hành như thế nào.
Tôi đánh giá cao thời gian của bạn và mong nhận được phản hồi của bạn.
Trân trọng,
Ashley Biancuzzo
Tôi thích việc tôi có thể yêu cầu ChatGPT thực hiện các điều chỉnh nhỏ đối với các bản sửa đổi hiện tại. Nó nhanh hơn nhiều so với việc yêu cầu ChatGPT xây dựng một email mới từ đầu.
Bài học của tôi
Tôi không sử dụng ChatGPT cho mọi email mình gửi, đặc biệt nếu đó là một cuộc trao đổi nhanh chóng, đơn giản giữa tôi và một đồng nghiệp. Tuy nhiên, đối với các email giới thiệu hoặc những email phức tạp hơn, tôi sẽ yêu cầu ChatGPT đưa ra các đề xuất và sửa đổi, vì tôi muốn mọi thứ rõ ràng nhất có thể. Nó hóa ra là một “cặp mắt thứ hai” hữu ích và là một phương thuốc cho cái bẫy suy nghĩ quá nhiều.
