Bạn đã bao giờ quên gửi email quan trọng? Hoặc muốn gửi email vào một thời điểm cụ thể nhưng lại bận rộn với công việc khác? Đừng lo, Outlook có tính năng hẹn giờ gửi email giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Bài viết này trên bantingame.net sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách hẹn giờ, trì hoãn và sắp xếp gửi email tự động trong Outlook, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
I. Lên Lịch Gửi Email trong Outlook
Outlook cho phép bạn soạn email trước và lên lịch gửi vào thời gian mong muốn. Đây là tính năng cực kỳ hữu ích, giúp bạn chủ động trong công việc và tránh bỏ lỡ những email quan trọng.
1. Hướng Dẫn Nhanh
- Mở Outlook, soạn email (nhập địa chỉ người nhận, chủ đề và nội dung).
- Trong tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng ở mục “Tags”.
- Tích chọn “Do not deliver before”, đặt ngày giờ gửi và chọn “Close”.
- Nhấn “Send” để lên lịch gửi.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Bước 1: Soạn email của bạn trong Outlook như bình thường, bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề và nội dung.Soạn thư và nhấn vào biểu tượng mở trong trong mục Tag
- Bước 2: Trong tab “Message”, tìm và click vào biểu tượng mở rộng nhỏ ở góc phải của mục “Tags”. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ “Properties”.
Lên lịch hẹn giờ - Bước 3: Trong cửa sổ “Properties”, tích chọn “Do not deliver before” trong phần “Delivery options”. Sau đó, thiết lập ngày và giờ bạn muốn email được gửi đi. Click “Close” để lưu cài đặt.
- Bước 4: Cuối cùng, nhấn nút “Send”. Email của bạn sẽ được lưu trong thư mục “Outbox” và sẽ tự động gửi đi vào thời gian đã định.
Nhấn Send để gửi thư
Hẹn giờ thành công
II. Hủy hoặc Thay Đổi Lịch Gửi Email
Bạn hoàn toàn có thể thay đổi hoặc hủy lịch gửi email đã lên lịch trước đó.
1. Hướng Dẫn Nhanh
- Mở thư mục “Outbox”.
- Mở email cần chỉnh sửa lịch gửi.
- Trong tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng ở mục “Tags”.
- Bỏ tích “Do not deliver before” để gửi ngay hoặc thay đổi ngày giờ gửi.
- Nhấn “Send” để xác nhận thay đổi.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Bước 1: Vào thư mục “Outbox” trong Outlook. Đây là nơi chứa các email đã được lên lịch gửi nhưng chưa được gửi đi.Hẹn giờ thành công
- Bước 2: Mở email mà bạn muốn hủy hoặc thay đổi lịch gửi.
- Bước 3: Trong tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng ở mục “Tags” để mở cửa sổ “Properties”.
Nhấn vào biểu tượng mở rộng ở mục Tags - Bước 4: Để hủy hẹn giờ và gửi email ngay lập tức, bỏ tích chọn “Do not deliver before”. Nếu muốn thay đổi thời gian gửi, chỉnh sửa ngày giờ trong phần “Delivery options”. Nhấn “Close” để lưu thay đổi.
Chọn một trong hai tùy chọn - Bước 5: Nhấn “Send” để xác nhận thay đổi.Nhấn Send để gửi thư
III. Trì Hoãn Gửi Tất Cả Email
Outlook cũng cho phép bạn thiết lập trì hoãn gửi cho tất cả email, tạo khoảng thời gian “suy nghĩ lại” trước khi gửi, phòng trường hợp gửi nhầm hoặc cần chỉnh sửa nội dung.
1. Hướng Dẫn Nhanh
- Mở Outlook, vào “Home” > “Rules” > “Manage Rules & Alerts” > “New Rule”.
- Chọn “Apply rule on messages I send” > “Next” > “Next” > “Yes”.
- Chọn “defer delivery by a number of minutes”, nhập số phút trì hoãn > “OK” > “Next”.
- Đặt tên cho rule, tích chọn “Turn on this rule” > “Finish”.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Bước 1: Mở Outlook và vào tab “Home”. Chọn “Rules” > “Manage Rules & Alerts”.
Chọn Manage Rules & Alerts - Bước 2: Trong cửa sổ “Rules and Alerts”, chọn “New Rule”.
- Bước 3: Dưới mục “Start from a Blank Rule”, chọn “Apply rule on messages I send” và nhấn “Next”.
Chọn Apply rule on messages I send - Bước 4: Nhấn “Next” hai lần và chọn “Yes” để xác nhận áp dụng rule cho tất cả email gửi đi.
Nhấn Yes để xác nhận thao tác - Bước 5: Tích chọn “defer delivery by a number of minutes”. Click vào “a number of” và nhập số phút bạn muốn trì hoãn việc gửi email. Nhấn “OK” và “Next”.
Nhập số phút bạn muốn trì hoàn gửi email - Bước 6: Đặt tên cho rule này (ví dụ: “Trì hoãn gửi email”). Đảm bảo tích chọn “Turn on this rule” để kích hoạt rule. Nhấn “Finish”, “Apply” và “OK” để lưu cài đặt.
Lưu rule của bạn
Hy vọng những thủ thuật trên sẽ giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn. Hãy thử áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé!
