Bạn thường xuyên bận rộn và không thể trả lời email ngay lập tức? Đừng lo, Outlook cung cấp tính năng trả lời tự động giúp bạn thông báo cho người gửi biết bạn đang vắng mặt và thời gian quay lại. Trong bài viết này, Bantingame.net sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập tính năng hữu ích này trên Outlook, giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.
Tại Sao Nên Sử Dụng Tính Năng Trả Lời Email Tự Động?
Việc thiết lập trả lời tự động trong Outlook mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt khi bạn bận rộn hoặc vắng mặt:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần mất thời gian trả lời từng email khi bạn không có mặt tại văn phòng.
- Thông báo kịp thời: Người gửi sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, tránh tình trạng chờ đợi phản hồi.
- Duy trì chuyên nghiệp: Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chu đáo với khách hàng, đối tác.
- Cung cấp thông tin liên hệ: Bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ thay thế trong trường hợp khẩn cấp.
Cách Cài Đặt Trả Lời Tự Động Trên Outlook
Dưới đây là hai cách cài đặt trả lời tự động trong Outlook:
Phương Pháp 1: Sử Dụng Tính Năng Automatic Replies
Đây là cách nhanh chóng và dễ dàng nhất để thiết lập trả lời tự động.
1. Hướng Dẫn Nhanh
Mở Outlook > File > Automatic Replies > Send automatic replies > Only send during this time range (để thiết lập thời gian trả lời tự động). Nhập nội dung thư trả lời cho người trong tổ chức (Inside My Organization) và người ngoài tổ chức (Outside My Organization) > OK.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Mở Outlook và chọn “File”.
- Chọn “Automatic Replies”.
- Chọn “Send automatic replies”. Bạn có thể thiết lập thời gian trả lời tự động bằng cách chọn “Only send during this time range”.
- Tại tab “Inside My Organization”, nhập nội dung email trả lời tự động cho đồng nghiệp.
- Tại tab “Outside My Organization”, nhập nội dung email trả lời tự động cho người ngoài tổ chức. Bạn có thể chọn “My contacts only” để chỉ trả lời tự động cho những người trong danh bạ.
- Nhấn “OK” để lưu cài đặt.
alt text: Cài đặt trả lời tự động trong Outlook
Phương Pháp 2: Sử Dụng Quy Tắc (Rules)
Phương pháp này hữu ích khi bạn không tìm thấy tính năng “Automatic Replies” trong Outlook.
1. Hướng Dẫn Nhanh
Tạo email mẫu > Lưu email mẫu dưới dạng .oft > Tạo quy tắc mới (New Rule) > Áp dụng quy tắc cho email nhận được (Apply rule on message I receive) > Chỉ gửi cho tôi (Send only to me) > Trả lời bằng mẫu cụ thể (Reply using a specific template) > Chọn mẫu email đã lưu > Đặt tên cho quy tắc và bật quy tắc.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
- Soạn email mẫu với nội dung trả lời tự động.
- Lưu email này dưới dạng mẫu (.oft).
- Trong Outlook, vào Home > Rules > Manage Rules & Alerts.
- Chọn “New Rule”.
- Chọn “Apply rule on messages I receive” và nhấn “Next”.
- Chọn “sent only to me” và nhấn “Next”.
- Chọn “reply using a specific template” và nhấn “Next”.
- Nhấn vào “a specific template” và chọn mẫu email bạn đã lưu.
- Nhấn “Next” hai lần.
- Đặt tên cho quy tắc và chọn “Turn on this rule”.
- Nhấn “Finish” để hoàn tất.
alt text: Lưu email mẫu trong Outlook
alt text: Chọn quy tắc trả lời bằng mẫu cụ thể
Kết Luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách cài đặt trả lời email tự động trong Outlook. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận bên dưới!
