Khắc Phục Outlook Báo Đầy Bộ Nhớ và Lưu Trữ Email Hiệu Quả với Archive

Hộp thư Outlook của bạn đang quá tải, liên tục nhận thông báo đầy bộ nhớ? Đừng lo, tính năng Archive trong Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Archive, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn quản lý email dễ dàng hơn bao giờ hết.

Archive trong Outlook là gì? Tại sao cần dùng Archive?

Bạn có thể hình dung Archive như một kho lưu trữ thông minh cho email. Nó cho phép di chuyển những email cũ, ít sử dụng sang một vị trí riêng biệt, giúp hộp thư chính gọn gàng hơn mà vẫn dễ dàng truy cập khi cần. Việc này không chỉ giúp tránh tình trạng Outlook báo đầy bộ nhớ mà còn giúp bạn tìm kiếm email nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Hướng dẫn Archive email thủ công

Cách đơn giản nhất để lưu trữ email là kéo thả. Chọn email bạn muốn lưu trữ, sau đó kéo và thả vào thư mục “Archives”. Nhanh chóng và tiện lợi!

Hướng dẫn Archive email cho từng thư mục

Cách nhanh

Click chuột phải vào thư mục > Properties… > Tab AutoArchive > Archive item in this folder using the default settings > Default Archive Settings… > Tùy chỉnh cài đặt > OK > Apply.

Chi tiết

1. Click chuột phải vào thư mục cần lưu trữ và chọn Properties….

2. Trong tab AutoArchive, chọn Default Archive Settings….

3. Tùy chỉnh các thông số như:
   • Run AutoArchive Every: Tần suất chạy AutoArchive (tính theo ngày).
   • Show Archive folder in folder list: Hiển thị thư mục Archive.
   • Clean out item older than: Số ngày tuổi của email sẽ được lưu trữ.
   • Move old item to: Đường dẫn đến thư mục lưu trữ.

4. Nhấn OK và Apply để lưu thay đổi.

Hướng dẫn Archive toàn bộ email trong Outlook

Cách nhanh

File > Info > Cleanup Tools > Archive > Archive this folder and all subfolders > Chọn thư mục > Nhập ngày mốc lưu trữ > Tích Include items with “Do not AutoArchive” checked > OK.

Chi tiết

1. Chọn File.

2. Chọn Info > Cleanup Tools > Archive.

3. Chọn Archive this folder and all subfolders và thư mục cần lưu trữ.

4. Nhập ngày mốc lưu trữ tại Archive items older than.

5. Tích chọn Include items with “Do not AutoArchive” checked để lưu trữ cả những email được thiết lập không tự động lưu trữ.

6. Nhấn OK.

Mở file Archive trong Outlook

Cách nhanh

File > Open & Export > Open Outlook Data File > Chọn file Archive > Open.

Chi tiết

1. Chọn File.

2. Chọn Open & Export > Open Outlook Data File.

3. Chọn file Archive và nhấn Open.

Hy vọng bài viết này giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn với tính năng Archive trong Outlook. Hãy để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào!